Cómo gestionar mejor las reuniones

Por el octubre 25, 2010

No se puede poner. Está reunido”. “Te llamaré después de la reunión”. “Tenemos que reunirnos”…. ¿Cuántas veces utilizaremos este término al cabo de una jornada de trabajo?

Según el diccionario de la Real Academia Española, “reunir” significa “volver a unir”. ¿Ha pensado el tiempo de jornada de trabajo que se utiliza en “volver a unir lo ya unido”? Sea cual sea la respuesta, seguimos siendo, en mayor o menor medida, esclavos de la “reunionitis” o “inflamación de reuniones”.

Cualquier tipo de reunión tiene dos componentes básicos, uno técnico: orden del día, objetivos, contenidos, metodología, tiempo,…. Y otro, y que muchas veces suple en su totalidad al anterior, social. Es este componente social el que en mayor medida nos hace enfermar de “reunionitis” por diferentes motivos:

  • “Es una buena ocasión para vernos”. El componente técnico desaparece mientras crece el afectivo, que es un paso más allá del social. La comunicación efectiva y dirigida hacia un objetivo, se transforma en una charla más o menos documentada, donde reinan las opiniones y los sentimientos.
  • “Tengo que estar”. Aquí prima el componente “político”, de poder en el sentido más literal del término. Participar en determinadas reuniones supone pertenecer a una real o supuesta élite y su exclusión en las listas de participante, puede poner en juego (realidad o fantasía), el desarrollo profesional del sujeto.
  • “Yo no puedo ir. Vete tú en mi lugar”. Es el curioso fenómeno de la “reunión por delegación”. Si no tenemos la capacidad de negarnos, nos podemos encontrar en una sala, ante unas personas que hablan de cosas que no comprendemos y ante las que intentamos mantener el tipo sin saber muy bien qué decir.
  • “La reunión diaria”. Sin juzgar las bondades o maldades de este tipo de reuniones, disminuye o desaparece su eficacia cuando se reducen a una mera transmisión de datos, que bien pudiera hacerse  por otro canal de comunicación, o lo que puede ser aún peor, un tiempo para desempeñar un papel conocido por todos y cada uno de los asistentes, y esclavizarme en él.

Todos conocemos a personas que utilizan las reuniones para su provecho desempeñando un papel en el que se sienten cómodos: “el opositor”, “el pelota”, “el simpático”, “el serio”, “el analítico”, “el sintético”… todos y cada uno actuando exactamente como se espera de ellos. El rol asumido por cada uno, se convierte en el rol adscrito por los demás, por lo que el acto de reunirse para tomar decisiones importantes para todos, queda circunscrito a una representación teatral en la que sus componentes se saben tan de memoria su papel, que son incapaces de sorprender con un atisbo de innovación o creatividad.

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