Descubrir el Mediterráneo con Donald Kirkpatrick

Por el noviembre 13, 2013

Estuve el jueves pasado visitando a un Responsable de Formación que, después de tantos años de colaboración entre empresas, apenas tenemos secretos entre nosotros en el plano profesional.

Me comentaba las presiones que está sufriendo su Departamento por el interés de su Dirección General en obtener la mayor rentabilidad en todo, y su dificultad para “vender internamente” la importancia de la formación. “¿Cómo demuestro yo que un curso para mandos intermedios de mi empresa es rentable?”, me decía muy preocupado y después de haber invertido mucho dinero en el diseño de un plan de gestión por competencias.

Afortunadamente, “no está todo inventado”, pero tenemos una cierta tendencia a descubrir el mar Mediterráneo cada cierto tiempo. Existen modelos, modificables al gusto del consumidor, que siguen siendo vigentes y que resuelven algunos de los problemas de mi amigo. Y el modelo que le sugerí fue uno ideado por Donald Kirkpatrick a principios de los años 60, y que presenta 4 niveles escalonados para evaluar la formación y así medir su eficacia.

La evaluacion de la formacion

El primer nivel es el de Reacción. Con él medimos la cota de satisfacción de los alumnos con respecto a la formación que acaba de recibir mediante un cuestionario al acabar el curso. El nivel de reacción sirve para valorar lo positivo y lo negativo de los cursos de formación, con el fin último de mejorar en ediciones futuras. Es la “evaluación en caliente” y con el cuestionario (nos puede valer el de la FTFE o adaptarlo a las propias necesidades), medimos la forma de dar clase o tutoría del profesor y sus métodos, lo apropiado de las instalaciones, el ritmo y claridad de las explicaciones, etc. Es una información importante que debemos recoger y guardar para medir la satisfacción (solamente satisfacción) de los usuarios de la formación interna (para evaluar a los formadores internos) o externa (y así tener actualizado y clasificado el catálogo de proveedores).

La formación no es solamente satisfacción y el que nos digan “nos ha gustado mucho este curso”

El segundo nivel que propone Kirkpatrick es el de Aprendizaje. Con él se miden los conocimientos adquiridos por los alumnos a lo largo del curso. Para tener esta medida se podría realizar una prueba de control antes y después de la acción formativa, mantener entrevistas con los alumnos participantes en el curso, o realizar algún trabajo o caso práctico después de la formación. En este nivel empiezan a tener importancia los “otros actores” que intervienen en el proceso formativo, como los responsables directos de la/ persona/s formada/s, sus compañeros de trabajo y también, por qué no, los clientes, fin último de cualquier actividad de cualquier empresa. Las evaluaciones de este nivel determinan el grado en que los participantes realmente asimilaron lo que se les impartió, y la forma en que algunos factores pueden afectar en el aprendizaje, como pueden ser el contenido del curso, las actividades de aprendizaje, la estructura del curso, los materiales y las herramientas empleadas, etc… Esta medición es útil hacerla a las dos o tres semanas de finalizada la acción formativa.

Avanzamos un poco más, y ya los participantes nos pueden decir “he aprendido mucho con esta formación”. Pero todavía no es suficiente.

El tercer nivel sería el de Comportamiento. Este nivel intenta medir si los alumnos de un curso pueden aplicar en su trabajo los conocimientos adquiridos. Tenemos que tener en cuenta que esto lleva tiempo y por tanto se deberá esperar, entre tres y seis semanas, hasta poder hacer una valoración adecuada. Los métodos pueden ser variados y habría que buscar el más adecuado a la idiosincrasia de la empresa: entrevista con el participante, con su superior jerárquico, con los compañeros de trabajo, cuestionarios, observación del desempeño laboral ….. En este tercer nivel de evaluación se evalúa si los participantes están aplicando en su puesto de trabajo lo que aprendieron en el aula, cuáles son los elementos que usan más y por qué hay algunos elementos del curso que no se usan en absoluto. Se podrá, por tanto, decidir si el programa debe ser rediseñado para lograr mejores resultados, o si se deben introducir cambios en el entorno laboral, o si se deben modificar los requisitos de acceso a la actividad formativa.

Ya nos pueden decir al cabo de ese tiempo “la formación que nos disteis, me está siendo muy útil”. Pero deberíamos preguntarnos, “¿es suficiente hablar de utilidad?”.

Y aquí entre el cuarto y último nivel de Kikpatrick y la respuesta que le pedía su superior jerárquico a mi amigo Responsable de Formación: Resultados. En este último nivel se intenta medir si los objetivos planteados en la acción formativa se utilizan en la organización de forma efectiva y eficiente desde el punto de vista financiero, de gestión del tiempo, de imagen corporativa, etc…. Para ello, se pueden plantear exámenes y entrevistas a los participantes del curso que deberían realizar antes y al menos cuatro cinco meses después de recibir la formación, involucrando en esta toma de datos a la mayor cantidad de posible de los “otros actores” de la formación que vimos anteriormente, y teniendo presentes algunos elementos a considerar para la evaluación a este nivel, como serían los costes del personal, rotación del personal, absentismos, productividad, costes de materiales,….

Las metodologías a utilizar para la medición de este último nivel pueden ser variadas, pero sí que es imprescindible que queden muy bien recogidos los elementos a medir en el cuadro de mando general de la organización y en el cuadro de mando de la unidad de formación, para establecer las conexiones y datos oportunos. Si los cuadros están actualizados y coordinados, el jefe de mi amigo tendrá en todo momento una visión actual y real del grado de utilidad de la formación en la organización en todo momento, y no tendrá que preguntarle por los pasillos.

“¡Perfecto!”, dijo mi amigo. “Eso es lo que necesitaba. Lo voy a poner en práctica ahora mismo”. Había descubierto el Mediterráneo y se disponía a explorarlo con un monopatín acuático.

En la aplicación del modelo aparecen muchas pegas, y de hecho, solamente un 6% de empresas suelen llegar a efectuar mediciones el en Nivel 4, un 9% en el Nivel 3, un 32% en el Nivel 2 y, eso sí, un 78% en el Nivel 1.

Pero esas pegas se resumen básicamente en cuatro y que tienen aparejadas las soluciones:

Involucración en las acciones formativas de los actores “no directos de la formación”, es decir, managers, directivos, compañeros y, por qué no decirlo también si es posible, clientes. Aquí aparece un nuevo artículo que prometo tratar con posterioridad, como es el de la “venta interna de la formación”. Cuanto más éxito tengamos en esta acción, mayor peso tendrá el Departamento de Formación en la empresa. Formación pasaría de ser el Departamento que “nos presenta un plan todos los años y que hay que recortar”, a ser el Departamento de Consultoría Interna que tiene como objetivo principal el que todos “trabajemos mejor”.

Tiempo. Por supuesto, todo esto requiere redistribuir nuestro tiempo de trabajo. Dejar de hacer tareas mecánicas o repetitivas que puedan hacer otras personas (internas o externas a la empresa) en las que nos sentimos cómodos, planificar ya no solo las acciones formativas, sino también los seguimientos en los diferentes niveles de evaluación, mantener reuniones operativas frecuentes con los participantes directos e indirectos, sobrecarga de trabajo administrativo, creación de nuevos impresos y procedimientos,… en definitiva, tiempo que hay utilizar para modificar una dinámica de trabajo a la que estamos acostumbrados, pero del que nos aprovecharemos para conseguir directamente los objetivos de formación y podamos dar respuesta rápida a las demandas de esos jefes obsesionados por “los resultados”.

Burocracia. El éxito del modelo de Kirkpatrick radica en la creación / renovación de procedimientos, procesos, impresos que hemos de tener cuidadosamente controlados y revisados periódicamente. Todo debe de quedar registrado para podérselo mostrar a quien (interno o externo) nos pida información de cualquier acción formativa. Desde el nivel de satisfacción, que hemos de remitir además a la FTFE, hasta el nivel de resultados obtenidos en la empresa. Es trabajo, pero si los procedimientos son los adecuados, solamente tendremos que hacerlo una vez, y ¡qué satisfacción poderlos mostrar cuando nos lo pidan!

Cuantificar lo cualitativo. Creo que nos estamos acostumbrando ya a que nos hagan encuestas telefónicas de los bienes o servicios que compramos. Nos pregunta el tele operador de turno “señale de 1 a 5 el nivel de satisfacción de su compra”, “valore de 0 a 10 el nivel de profesionalidad de nuestro vendedor”, “diga de 1 a 5 si volvería a utilizar nuestros servicios”…. En definitiva, nos están pidiendo que pongamos nota a aspectos tan cualitativos como la satisfacción, el nivel de profesionalidad, o la fidelidad a una marca. ¿Por qué no hacerlo internamente en nuestras empresas y relacionadas con aspectos formativos como el aprendizaje, el comportamiento o la utilidad? Con estas medidas tendremos las herramientas adecuadas para poder responder a esas preguntas que nos parecen tan complicadas y rebuscadas de nuestros jefes y, lo que es más importante, tendremos pruebas de nuestra profesionalidad y saber hacer como Responsables de Formación

 

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Alba conesa Il y a 5 años (14h51)

Muy interesante el post, y además tiene razón en que el curso ha de ser realmente adecuado y ha de cumplir los objetivos, no sólo ha de limitarse a que los alumnos se limiten a escuchar

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    Carly Il y a 2 años (11h19)

    Stellar work there eveyrone. I'll keep on reading.

sol perez Il y a 5 años (23h21)

La formación ha de ser una de las mayores inversiones de las empresas

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    Patty Il y a 2 años (10h52)

    It's spooky how clever some ppl are. Thsnak!

    Tori Il y a 2 años (10h23)

    THX that's a great anewrs!