¿Responsable de Formación o de Administración de la Formación?

Por el noviembre 18, 2013

Entre las cinco primeras quejas de un Responsable de Formación, siempre aparece la de “me consumen las tareas administrativas”.

La realización de los trámites administrativos que requiere la recuperación por parte de FTFE, las auditorías internas y externas, las actualizaciones de los cuadros de mando, las demandas “espontáneas” de información de los superiores, seguimientos y evaluaciones de cursos, procesos,…..hacen que los árboles de lo inmediato impidan, en muchos casos, ver el bosque de la función del Responsable de Formación, inmerso en los papeles y sin la distancia adecuada para poder realizar bien su trabajo.

BPO

Empecemos mirando hacia dentro, hacia el Departamento de Formación y hacia el Plan de Formación tan laboriosamente elaborado. ¿Cuántos recursos humanos y materiales utilizamos para la detección de necesidades, la programación de cursos, la búsqueda de participantes, profesores y aulas, las evaluaciones y el seguimiento de las acciones formativas o el infinito papeleo para justificar las recuperaciones de la FTFE?

Avancemos un poco más. Hagamos un estudio económico y analicemos el lucro cesante de formadores internos y participantes, las llamadas telefónicas, los becarios, el alquiler de aulas, traslados, manutención, fotocopias,… ¡Cielo santo, va a ser verdad que la formación es muy cara en dinero…..y en tiempo!

Entonces el Responsable de Formación, entorna un momento los ojos y sueña…..

“¿Qué pasaría si un hada madrina me comunicase e hiciese la gestión de todas las acciones formativas a la FTFE, realizando todo el proceso completo de presentación y justificación? ¿Y si además me optimizase las tasas de recuperación e informase de todo a esa RLT que tengo tan combativa? ….Y si fuese capaz de gestionar a mis proveedores me evitaría todo el lío de su facturación…”.

El ruido del teléfono le saca de su mundo feliz. El becario encargado de picar los datos de las evaluaciones de los cursos, está enfermo y no vendrá en una semana. ¡Precisamente en esta!

Del Departamento de Administración le envían un correo sobre una incidencia en la factura de un proveedor y su jefe quiere verle porque ha recibido quejas de una formadora que se encaró con un participante (¡el Director Financiero!) en una formación.

¡Todo a la vez!

Nuestro Responsable de Formación se siente músico que ha de tocar los instrumentos de cuerda, percusión y viento a la vez, un hombre orquesta de la formación, cuando piensa que para lo que le paga su organización es para que la dirija.

Mientras sube las escaleras para recibir la reprimenda de su jefe, va pensando en que lo que de verdad necesitaría es que alguien le gestionase su catálogo de cursos, sus eventos formativos, sus participantes, sus proveedores, le controlase los gastos de formación, se automatizasen los cuestionarios de evaluación, que la convocatoria a cualquier evento formativo se realizase automáticamente, lo mismo que la detección de necesidades, que todo lo pudiera tener controlado en su cuadro de mando…..

Llama a la puerta del despacho del Director de Recursos Humanos que, ¡sorpresa!, le recibe con una sonrisa.

– ¡Adelante, Ángel! Pasa y siéntate, por favor.
– Gracias. Verás, esta formadora no va a volver a darnos ningún curso aquí. Ahora mismo iba a llamar a…..

Pero su Director le interrumpe.

– No te preocupes por eso, ya conocemos a los financieros. Verás, de lo que quería hablar es de ti. Te veo muy fatigado, como abatido, como si todo el peso de la formación cayera sobre tus espaldas, y no quiero que te sientas así.

Ángel se revuelve en su silla y esboza una tímida sonrisa, pero el Director continúa.

Acabo de recibir la visita de una empresa que no sabía que tiene una división de BPO y me han contado la cantidad de trabajo administrativo que se podría automatizar o externalizar en el tema de la formación. He quedado en que me hagan una propuesta para la semana que viene y me han dicho que eche un vistazo a este enlace BPO: Outsourcing de la formación. Si no te importa hazlo tú por mí y me cuentas. Habrá que echar números y ver cuánto nos supondría, pero creo que vale más el que te sientas a gusto trabajando y que los números de formación sean por lo menos tan buenos como los del año pasado.

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ESSAT Il y a 4 años (12h10)

Muy buenas tardes a tod@s, el blog nos parece superinteresante y por eso nos hemos animado a presentarnos. Somos ESSAT Formación, una escuela superior de auxiliares y técnicos, nos dedicamos a formar a tecnic@s en muchas disciplinas como administración, sanitarios o veterinaria. También preparamos a gente para la FP. También ofrecemos una
bolsa de trabajo para nuestros alumnos. Muchas gracias por vuestro tiempo y si queréis visitarnos estamos en la siguiente dirección: http://www.essatformacion.com/ Un fuerte saludo y enhorabuena por el blog, da gusto encontrar lugares interesantes de calidad. Continuar leyendo

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    Javier Nieto Suárez Il y a 4 años (10h25)

    Muchas gracias por vuestros piropos y enhorabuena por vuestra página web. Espero que podamos colaborar juntos alguna vez.